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ll protagonista: Paolo Gargiulo, Chief Human Resources Officer di Shopfully, in azienda da 5 anni.

L’azienda: ShopFully, tech company leader nelle soluzioni drive-to-store in grado di connettere 40 milioni di consumatori a 320.000 negozi nelle vicinanze.

La best practice: Costruire meeting standardizzati ed efficaci.

Nelle aziende continuiamo a reinventare la ruota?

«Purtroppo sì. Mesi fa ho seguito una tua chiacchierata con Luciano Attolico (autore di Strategia Lean Lifestyle e fondatore di Lenovys, ndr) e sono stato colpito dal tema della standardizzazione, cioè come attraverso la standardizzazione riusciamo a creare le condizioni per far dare il massimo alle persone».

E quindi cosa hai deciso di fare?

«Sono due anni che lavoriamo sui new way of working e quello dei meeting è stato il primo tema su cui abbiamo voluto concentrarci. Volevamo farli diventare processi standard caratterizzati da routine e workflow chiari».

Come avete lavorato?

«Abbiamo innanzitutto individuato un partner che ci potesse supportare e lo abbiamo trovato in Kopernicana, boutique di consulenza che opera attraverso le metodologie del design. Siamo partiti dalla riunione dedicata alla business review. Ogni mese la organizzavamo da zero: argomento, agenda, raccolta delle informazioni, etc. Ci siamo dati l’obiettivo di standardizzarla e ciò ha determinato un evidente impatto su chiarezza delle attività, collegialità nel prendere decisioni e velocità dei processi».

Cosa avete fatto?

«Abbiamo mappato situazione attuale e bisogno reale, individuando un nuovo processo più efficiente. Per ogni meeting identifichiamo gli attori principali e gli obiettivi. Ci poniamo tre domande a cui trovare una risposta, le condividiamo con i partecipanti e ci assicuriamo che il flusso di informazioni scorra facilmente. Due giorni prima della riunione si condivide un documento di sintesi, in cui è indicato chiaramente l’owner del meeting. Permettendo alle persone di arrivare preparate, creiamo non solo un momento di ascolto ma soprattutto di discussione e confronto utile».

È stato facile?

«Difficilissimo, le cattive abitudini sono difficili da sradicare. Abbiamo impiegato tre mesi per organizzare il primo meeting in questo modo e altri tre per trasformarlo in routine. Ma sono stati sei mesi spesi benissimo!».

Che feedback hai avuto dalle persone coinvolte?

«Prima di cominciare abbiamo posto una domanda diretta alle persone che partecipavano a quel meeting: questo meeting è utile? La risposta generale è stata: secondo me non serve a niente. I feedback che riceviamo sul nuovo format hanno questo tenore: sono partecipe, protagonista, mi porto a casa cose che mi servono nel mio lavoro per fare meglio ciò che serve al business».