“Questa riunione poteva essere una mail”: quante volte hai pensato questa frase alla fine di un meeting?
Secondo Ashley Whillans, Dave Feldman e Damian Wisniewski, tre esperti in gestione del tempo, l’unica soluzione per uscire dal circolo vizioso dell’eccesso di riunioni (il cosiddetto meeting overload) è ragionare sulle trappole psicologiche in cui cadiamo ogni volta che riceviamo o mandiamo un invito su Google Calendar.
Due, in particolare.
La prima è la cosiddetta meeting FOMO.
In molti casi, infatti, accettare una riunione è un gesto automatico dettato dalla paura di rimanere esclusi o escluse da qualche decisione importante.
Un automatismo che però ci fa sprecare il tempo che avremmo potuto dedicare a task più operativi e urgenti.
La seconda è la riunione-ricatto.
Alcune riunioni, infatti, servono per fare brainstorming o aggiornare colleghe e colleghi sull’avanzamento di un progetto.
Altre, invece, sono uno strumento di controllo per capire se le scadenze sono state rispettate o se lo saranno nell’arco di qualche giorno: le riunioni-ricatto, appunto.
Insomma, pianificare la riunione perfetta è un’arte.
Pianificare una riunione che non rovini il pomeriggio alla maggior parte delle persone che lavorano con te (e a te stesso/a!) è un risultato più che accettabile.
Come raggiungerlo?
- Sensibilizza i e le team leader a scegliere con cura le persone invitate alle loro riunioni
- Assicurati che tutte abbiano un’agenda
- Valorizza il loro tempo istituendo la figura del o della time keeper (chi, cioè, ha il compito di tenere il tempo e assicurarsi che gli interventi non sforino le tempistiche date).
Chiediti (e aiuta altre persone a chiedersi) fin da subito: questa riunione può essere una mail?
A differenza della matematica, in questo caso se invertiamo l’ordine dei fattori, il risultato cambia. Eccome se cambia.
Questo editoriale è stato pubblicato la prima volta nella Newsletter di RADICAL HR. Iscriviti per riceverla ogni settimana!