Il processo di onboarding aziendale è fondamentale per garantire una transizione efficace e positiva per i nuovi dipendenti; si tratta di un procedimento cruciale che va ben oltre il semplice “primo giorno” di un nuovo dipendente in un’organizzazione.
In questo articolo, esploreremo gli aspetti fondamentali di un processo di onboarding aziendale, l’importanza di un approccio ben pianificato e la soluzione che Polaris engineering ha attuato per garantire un’esperienza ottimale ai suoi dipendenti.
L’importanza del processo di onboarding per garantire un’employee experience positiva
Spesso definito come “integrazione” o “accoglienza”, l’onboarding rappresenta un’esperienza strategica e strutturata, progettata per accogliere i nuovi membri del team e aiutarli a integrarsi nella cultura aziendale, comprendere i valori e gli obiettivi dell’organizzazione e acquisire le competenze necessarie per svolgere il proprio ruolo con successo.
Un processo di onboarding ben strutturato è fondamentale per diverse ragioni:
- quando i nuovi assunti si sentono accolti, supportati e inclusi nella cultura aziendale, sono più propensi a impegnarsi attivamente nel loro ruolo e a mostrare un maggiore entusiasmo nell’apportare il loro contributo all’azienda;
- se i nuovi dipendenti si sentono ben guidati e integrati nell’organizzazione, sono meno inclini a cercare opportunità altrove e ad abbandonare l’azienda poco dopo essere stati assunti;
- un onboarding efficace accelera l’apprendimento e l’assimilazione delle competenze richieste per il ruolo, permettendo ai nuovi dipendenti di diventare operativi più rapidamente, contribuendo a un aumento della produttività e riducendo il tempo di adattamento al nuovo ambiente lavorativo;
- un onboarding ben gestito riduce lo stress e l’insicurezza dei nuovi dipendenti. Sentirsi accolti e preparati per affrontare le sfide del nuovo ruolo contribuisce al benessere emotivo e alla fiducia nei confronti dell’azienda.
- un processo di onboarding positivo crea un’immagine positiva dell’azienda sia all’interno che all’esterno. I dipendenti soddisfatti diventano ambasciatori dell’azienda, contribuendo a migliorarne la reputazione e l’attrattività.
Polaris Engineering ha riconosciuto l’importanza di offrire un’esperienza di onboarding personalizzata per le diverse funzioni aziendali. Questo approccio è stato sviluppato per affrontare la crescita dell’organico e garantire una struttura chiara all’intera organizzazione [1].
Il nuovo processo di onboarding di Polaris engineering
Visto il piano di assunzione 2023 estremamente sfidante, l’apertura di due nuove sedi e, di conseguenza, la necessità di staffare due nuovi uffici, Polar engineering ha ritenuto che definire in maniera chiara l’onboarding, standardizzandolo per funzione, e “ottimizzandolo” dal punto di vista di esperienza e strumenti fosse imprescindibile per aumentare la propria attrattività, garantire un turn over minimo e raggiungere gli obiettivi.
La nuova procedura di onboarding aveva come obiettivo principale quello legato alla people experience che volevano garantire alle loro persone, che doveva essere positiva, avendo come perno i valori della trasparenza e della chiarezza: volevano essere sicuri che le loro parole si riflettessero concretamente in azioni.
Clima Aziendale: favorire un ambiente di lavoro accogliente per promuovere il benessere dei dipendenti
Un aspetto cruciale dell’onboarding aziendale è stato la creazione di un clima aziendale accogliente. Polaris Engineering si è impegnata a fornire un’esperienza di onboarding che favorisse un ambiente di lavoro positivo e inclusivo.
Polaris Engineering considera il benessere dei dipendenti come una priorità. L’onboarding aziendale ha incluso, non a caso, l’introduzione di strumenti e risorse che potessero supportare il benessere dei nuovi dipendenti. Oltre all’affiancamento classico, è stata introdotta una piattaforma interattiva per garantire a tutte le persone la stessa esperienza, gli stessi contenuti, così da indirizzare da subito le nuove persone sulla giusta rotta e non creare disparità di trattamento.
Polaris Engineering si è, inoltre, impegnata ad offrire un percorso completo e coinvolgente per i nuovi dipendenti, che includesse momenti di misurazione dell’impatto attraverso strumenti analitici. Questi strumenti permettono di valutare il coinvolgimento dei dipendenti, misurare il completamento delle attività e raccogliere feedback per continuare a migliorare il processo di onboarding [1]
La piattaforma utilizzata durante il processo di onboarding ha ottenuto un notevole successo, registrando alti tassi di partecipazione e feedback positivi [1].
Grow: la piattaforma per misurare l’impatto del processo di onboarding di Polar Engineering
“Da marzo 2023” – ci racconta Francesca Tedeschi, Head of Learning and Development presso Polaris Engineering – “abbiamo attivato una collaborazione con Glickon per l’utilizzo di un modulo della loro piattaforma “Grow”.
Questo ci permetterà di costruire dei Journey ad hoc, specifici per mansione, per accompagnare le nostre nuove persone dal 1° al 90° giorno, tramite contenuti, test, quiz, e survey.
Prima di tutto, volevamo fornire una panoramica completa di quella che è la nostra cultura, i nostri valori e purpose, perché se non fossimo riusciti a trasmettere questi in maniera efficace, la formazione tecnica sarebbe restata un “di cui”, che non avrebbe trovato ragione d’essere.
Chiediamo alle nostre nuove persone di raccontarsi, di darci qualche insight non solo professionale ma anche personale e questo è utile (soprattutto per chi lavora in full remote) per cominciare a “fare gruppo”, a farsi conoscere e iniziare a consolidare delle relazioni che ci auguriamo siano gratificanti e durature.
Dopo arrivano gli step più hard, legati alla formazione generale e specifica, e questi vengono costruiti fianco a fianco con i vari SME (Subject Matter Experts), spesso Responsabili di Funzione, che mettono a disposizione contenuti, informazioni, procedure ed esperienza necessari a costruire dei Journey efficaci.
Abbiamo poi dei momenti di check sia tecnici che soft (a 30/60/90 giogni), per ricevere noi stessi un riscontro, capire dove possiamo migliorare, cosa possiamo implementare.
Sappiamo benissimo che quello in atto è un processo lungo, passabile di errori e modifiche; quindi il feedback per noi è fondamentale.
Infine, uno degli aspetti che volevamo assolutamente introdurre (per permetterci di lavorare in maniera oggettiva su implementazioni e modifiche) erano gli Analytics, e Glickon mette a disposizione varie dashboard per misurare completion rate, coinvolgimento, sentiment rispetto ad alcuni temi per noi importanti (analisi di clima ad esempio) e molto altro ancora.
Inoltre permette anche a noi di creare survey specifiche e definire così i nostri KPI/metriche da monitorare nel corso del tempo.
Contiamo di terminare tutti i vari journey e inserire ulteriore materiale audio/video che racconti ancora meglio chi è Polaris Engineering, e stringere da subito un “legame” con le nuove persone.
Il secondo step potrà essere quello di utilizzare la piattaforma per rafforzare l’ingaggio delle persone storiche, per continuare a mantenerci allineati su cultura e purpose nonostante la forte crescita, e sfruttare lo strumento per percorsi di upskilling e contaminazione tra funzioni diverse.”
In sintesi, Polaris Engineering ha sviluppato una nuova onboarding experience per garantire una transizione di successo ai nuovi dipendenti. Il processo di onboarding viene personalizzato per le diverse funzioni aziendali, creando un ambiente di lavoro accogliente, favorendo il benessere dei dipendenti e fornendo un percorso completo di employee experience. L’utilizzo di strumenti analitici consente di misurare l’efficacia dell’onboarding e apportare miglioramenti continui.
[1] Fonte: “Polaris Engineering: Onboarding e Employee Experience”, LinkedIn.
